Nova tendência entre provedores de Outsourcing: Digitalização de documentos.
Assim como para os provedores de Outsourcing, a digitalização de documentos é uma tendência global!
Por conta da pandemia do Covid-19 e os recentes avanços em tecnologias de comunicação, informação e armazenamento, digitalizar documentos se tornou uma atividade importantíssima para empresas de diversos segmentos.
Além disso, a digitalização de documentos serve para auxiliar na guarda segura do papel, no compartilhamento rápido e na preservação de informações.
Então, se a sua empresa presta serviços de Outsourcing chegou o momento de investir em scanners profissionais!
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Por que digitalizar documentos é importante para provedores de Outsourcing?
Primeiramente a digitalização de documentos é algo que está em alta e pode gerar novos negócios a sua empresa.
Pois através dela documentos físicos são transformados em arquivos digitais, gerando maior economia e praticidade para as empresas.
Isso quer dizer que sua empresa pode lucrar mais com a prestação deste serviço e seu cliente economizar tempo, espaço e mão de obra na hora de digitalizar os documentos.
Como realizar a digitalização de documentos?
Em suma, para realizar a digitalização de documentos o seu Outsourcing precisa seguir alguns passos organizacionais, dessa forma irá poupar tempo e esforços na hora de iniciar novos projetos de digitalização.
Confira abaixo o passo a passo para digitalizar documentos de maneira correta:
Coleta
Inicialmente, esta etapa consiste em coletar, conferir e registrar os documentos a serem digitalizados, além disso, é necessário verificar o tipo de documento a ser digitalizado e sua quantidade de folhas.
Desta maneira, você poderá seguir para o próximo passo de maneira mais assertiva.
Classificação
Bem como a coleta, na classificação os documentos serão separados por tipos, tamanhos, quantidades de folhas, estado de conservação e se possuem ou não objetos que possam danificar os scanners profissionais, tais como grampos e clipes.
Portanto, nesta etapa é necessário que se tome muito cuidado na hora de separar e classificar os documentos.
Digitalização
Depois que seu time realizar a classificação dos documentos, enfim, chegou a hora de digitaliza-los!
Em primeiro lugar, escolha bem o scanner que irá realizar estas digitalizações e esteja atento a sua velocidade, popularmente chamada de PPM (páginas por minuto), sua capacidade de alimentação automática (ADF) e sua capacidade diária para digitalizar.
Assim, você e sua equipe serão capazes de produzir cada vez mais, e de forma consciente, que não prejudique seu scanner profissional.
Indexação
Em conclusão ao nosso passo a passo, chegamos em nossa etapa final! Sendo assim, depois de realizadas as digitalizações chegou a hora de realizar as indexações.
“Calma! O que são Indexações?”
A indexação é o processo de inserção de dados que facilitarão a localização de seus arquivos, ou seja, aqui é onde vamos inserir os campos que irão compor o nome do seu documento.
A grande maioria dos sistemas de Gestão de Documentos (GED), possuem identificadores de palavras-chave, dessa forma escolher bem os dados que irá inserir na hora de indexar seus documentos pode te ajudar a encontrá-lo mais rapidamente em uma busca futura.
Como a tecnologia pode ajudar seu Outsourcing na digitalização de documentos?
Além de viabilizar um serviço mais dinâmico, seguro e eficaz, digitalizar documentos utilizando scanners profissionais pode fazer a diferença no dia a dia de sua empresa.
Pois, estes equipamentos foram planejados e projetados para digitalizar altas cargas de documentos por dia, em altas velocidades e gerando arquivos de alta qualidade e confiabilidade.
Não só isso, os scanners profissionais possuem seu próprio software de digitalização, que permitem ao usuário editar e configurar seus documentos de maneira personalizada, inclusive gerar arquivos em PDF-a e PDF pesquisável, por exemplo.
Scanners profissionais para seu Outsourcing iniciar na digitalização de documentos
Em seguida, você terá acesso a uma lista com 3 scanners profissionais que você precisa ter em seu radar agora que tem interesse em iniciar na digitalização de documentos.
Estes e outros equipamentos você pode conferir em nosso site, acessando nosso catálogo na aba de scanners profissionais.
Dito isto, vamos aos scanners:
1 – Scanner Canon DR-C240
Em primeiro lugar vamos falar um pouco a respeito do Scanner Canon DR-C240. Este scanner possui alimentador automático para 60 folhas e capacidade diária para até 4.000 digitalizações.
Além disso, você poderá digitalizar documentos frente e verso, simultaneamente, a velocidade de 45 páginas por minuto, o que irá lhe fazer poupar tempo e aumentar ainda mais sua produtividade.
Confira, clicando no card abaixo, mais informações sobre o DR-C240.
2 – Scanner Fujitsu Fi-8170
Em segundo lugar, vamos falar a respeito do Scanner Fujitsu Fi-8170, um scanner robusto e completo, capaz de digitalizar até 10 mil documentos por dia, além de ser capaz de digitalizar pequenos encadernados como passaportes e carteiras de trabalho diretamente no scanner.
Em resumo, este equipamento é ideal para demandas com volume intenso! Já que sua velocidade de digitalização é de 70 páginas por minuto e seu alimentador automático suporta até 100 folhas de uma única só vez.
Saiba mais sobre o Fujitsu Fi-8170, clique no card abaixo.
3 – Scanner Kodak Alaris S3060
Em terceiro lugar, mas não menos importante, vamos falar a respeito do scanner de produção Kodak Alaris S3060! Este equipamento é poderoso e robusto, dos 3 que falaremos neste artigo é o de maior capacidade diária: 25 mil digitalizações!
A princípio, o Scanner Kodak Alaris S3060 é um modelo bem famoso no mercado, estando presente nos principais Outsourcings e Birôs de serviços de digitalização.
Sua velocidade de digitalização é de 60 páginas por minuto, além disso o S3060 está equipado com um alimentador automático tipo elevador, capaz de carregar até 300 folhas de uma só vez.
Sem contar sua conexão de rede ethernet, facilidade de uso, e solução embarcada de digitalização através do Software Smart Touch e/ou Capture Pro da Kodak Alaris.
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Bons negócios e até breve!
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