Perguntas frequentes

Por que escolher um scanner profissional?

Digitalizar um documento é uma atividade que requer cuidado e deve ser realizada para preservar a informação contida no documento.

Isso significa que o scanner que vai realizar tal tarefa deve ter funcionalidades que controlem todo o processo de captura da imagem controlando automaticamente o brilho, o contraste, o posicionamento e sobretudo, gerando uma imagem compactada que ocupe o mínimo de espaço quando armazenada, seja em um arquivo em uma pasta do Windows, seja em uma aplicação em nuvem.

Essas funcionalidades só são encontradas num scanner profissional.

O que devo procurar num scanner, quando precisar digitalizar os documentos de minha organização/empresa?

É recomendável que se busque por um bom conjunto de funcionalidades que permitam que o processo de digitalização seja feito com toda a segurança e certeza de manutenção das características do documento que está/será digitalizado.

Essas funcionalidades incluem, mas não se restringem a elas:

  • velocidade de digitalização (medida em folhas por minuto);
  • capacidade do alimentador de folhas/documentos; capacidade de digitalizar a frente e o verso do documento simultaneamente (em uma única passada do documento pelo scanner);
  • capacidade de eliminar página em branco; controle automático de brilho, contraste e posicionamento da imagem; capacidade de alta compactação da imagem;
  • capacidade de “salvar” a imagem em diferentes formatos; facilidade de manuseio.

Qual a diferença entre um scanner dedicado e uma multifuncional?

Basicamente a diferença entre um Scanner Profissional (um equipamento que só digitalize) e uma multifuncional (um equipamento que além de digitalizar também imprime e tira cópias) é que, ao considerarmos a necessidade de digitalização de documentos e que este volume de digitalização seja recorrente, um Scanner Profissional irá digitalizar os documentos em uma velocidade maior, gerando automaticamente os arquivos em diversos formatos, no menor tamanho possível e com maior qualidade de visualização da imagem do documento digitalizado, ou seja, algo exatamente oposto ao processo de digitalização de documentos executado por um multifuncional que se aplica à eventual necessidade de se digitalizar um ou outro documento pontualmente.

Qual o melhor Scanner Profissional para o meu escritório/empresa?

Essa definição depende de alguns fatores que devem ser levados em consideração para a escolha do modelo de equipamento mais adequado à necessidade existente, como por exemplo, o volume médio de documentos a serem digitalizados por dia, o maior formato de documento a ser digitalizado em sua operação (A4, A3 ou superior), as condições físicas dos documentos a serem digitalizados (se encadernados ou em folhas soltas), enfim, dependendo destas informações é que se poderá identificar qual o modelo de equipamento mais indicado ao seu escritório/empresa.

Qual a melhor escolha: um Scanner Profissional de maior porte para a centralização do processo de digitalização ou um Scanner Profissional de menor porte, distribuindo assim o processo de digitalização em meu escritório/empresa?

Depende de como o seu escritório/empresa esteja estruturado. Se houver várias áreas e/ou filiais que por ventura tenham um volume próprio de documentos a serem digitalizados, o recomendado é que se opte pelo processo distribuído onde são utilizados scanners de menor porte e capacidade, evitando com isso demora no processo de digitalização e reduzindo possíveis gastos com o deslocamento físico dos documentos.

Todavia se houver a concentração natural de seu fluxo de documentos a serem digitalizados em uma ou poucas áreas/filiais então a opção mais adequada será concentrar o processo de digitalização em um único ou poucos pontos utilizando Scanners Profissionais de maior porte capazes de garantir agilidade e eficiência ao processo.

Compro um Scanner Profissional, inicio a digitalização de meus documentos e como faço para armazenar e posteriormente localizar os arquivos digitais gerados?

O processo de digitalização de documentos é só o começo de uma maneira mais eficiente e dinâmica que um escritório/empresa passa a adotar no tratamento dado aos seus documentos e ao conjunto de informações neles contidos.

O passo seguinte, e que normalmente é adotado, é a forma de organização em pastas digitais providas pelo próprio ambiente operacional utilizado pelo escritório/empresa, como por exemplo, a "Estrutura de Pastas do Windows", que inicialmente até acomodam o volume de arquivos digitalizados gerados. Contudo, com o aumento neste volume de arquivos e com a consequente necessidade de consultas aos arquivos gerados e arquivados nas "Pastas do Windows", esse método de organização acaba sendo pouco eficiente, inseguro e demorado.

Neste sentido, o ideal é a avaliação e a adoção de uma ferramenta (Software) voltada ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED, que é mais eficiente, garante segurança na guarda e no acesso aos arquivos digitalizados, dentre outras facilidades que agregam valor ao processo de gestão documental.

Acesse keeva.io e conheça uma solução de GED que poderá atendê-lo plenamente.

Os Scanners possuem algum GED onde posso guardar os documentos?

Não. O scanner vem com o software para capturar a imagem e transformá-la num arquivo digital. Para o processo de gerenciamento eletrônico de documentos e para a gestão documental, é necessária uma solução de GED.

Conheça aqui uma ferramenta de GED que contempla tudo o que é necessário para um bom processo de gestão documental.

Os Scanners digitalizam folhas tamanho ofício?

Sim. A maioria dos scanners profissionais digitalizam documentos entre uma variada gama de dimensões.

Como manter e preservar o scanner?

A manutenção de um scanner é muito simples. Independente da frequência de uso, é recomendável que seja feita uma limpeza simples nas áreas de transporte e de captura da imagem (roletes e guias de imagem).

Existem produtos próprios para essa tarefa. Vamos lembrar que um scanner digitaliza os documentos num processo de movimento constante e portanto a quantidade de resíduo de papel (sabe aquele “pozinho”?) pois é, dependendo do volume de documentos digitalizados, com o passar do tempo pode começar a prejudicar o funcionamento do scanner, às vezes implicando em piora da qualidade da imagem. Por isso manter limpo o scanner é essencial.

Se o seu volume de digitalização é alto, limpe o scanner todo dia. Se não, pelo menos uma vez por semana. Conheça aqui os produtos para essa limpeza.

O Software que acompanha o scanner permite indexar as imagens?

Alguns modelos de scanner profissional já incorporam um software que permite que no momento da captura da imagem sejam gerados até 2 campos de índice.

Se a necessidade de indexação indicar o uso de mais de 2 campos de índice, é possível adquirir softwares de captura de imagens que tem capacidade de gerar até 99 campos de índices.

O scanner gera PDF/A?

Sim.

Um scanner também imprime/copia?

Não. Um scanner somente escaneia e digitaliza um documento.

Em outras palavras. Ao escanear (do inglês to scan que significa “varrer”) o scanner “lê” o documento e o transforma em uma imagem digital. Faz o processo inverso de uma impressão ou uma cópia.

Essa é uma das principais vantagens de um scanner profissional: por somente digitalizar ele incorpora todas as funcionalidades que a tecnologia disponibiliza para essa atividade.

Por isso realiza a tarefa com mais velocidade e com mais precisão e segurança, sem perda de qualidade.

Como definir qual scanner atenderá minha demanda de digitalização?

Algumas variáveis devem ser levadas em consideração para essa escolha: volume de documentos a ser digitalizado diariamente; tempo disponível para a tarefa de conversão de arquivos em papel para o meio digital; se o processo de digitalização será centralizado ou distribuído; estado físico dos documentos em papel; se a digitalização será realizada enquanto o documento ainda está ativo nos processos do dia a dia, ou se depois, quando serão considerados como documento de arquivo.

Os scanners digitalizam frente e verso?

Sim, praticamente todos os scanners profissionais já digitalizam simultaneamente a frente e o verso do documento (método também conhecido como duplex), já salvam os arquivos em tamanho reduzido (compactadas), e ainda permitem que sejam configurados para excluir imagens em branco (normalmente a página do verso).

PDF e Frente e Verso são automáticos?

Sim. São configurações que são feitas no software de captura de imagem.

Todos os scanners digitalizam documentos coloridos?

Sim.

Um scanner consegue digitalizar um documento de identidade? RG, Identidade funcional (carteira da OAB por exemplo).

Sim. Existem modelos de scanner que digitalizam esse tipo de documento e também outros como um cartão rígido (cartão de crédito, por exemplo).

No entanto há que se observar que isso só é possível em scanners com alimentação automática onde o trajeto do papel não seja curvo.

Que tipo de computador/sistema operacional é necessário para colocar em funcionamento o scanner?

A maioria dos scanners profissionais trabalham com praticamente todos os tipos de computador (desktops, laptops) e com os sistemas operacionais disponibilizados.

É altamente recomendável verificar sempre nas especificações do scanner quais sistemas operacionais são suportados.

Um scanner pode operar com dispositivos móveis e no modo Wireless?

Alguns modelos tem capacidade de operar com dispositivos móveis e em redes wireless. Verifique nas especificações de cada modelo.

Lembrando sempre que a função de um scanner é escanear um documento em papel e transformá-lo em uma imagem digital.

O scanner sempre depende de um computador para funcionar?

Sim. Todo scanner profissional precisa de um computador para funcionar.

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