Digitalizar documentos: qual o jeito mais rápido e eficiente?
Digitalizar documentos é uma tarefa comum no dia a dia de inúmeros profissionais, dos mais diversos setores de atuação.
É um processo que exige cuidado, pois as imagens digitalizadas normalmente contém informações essenciais para a empresa, e devem ter uma boa resolução.
Por outro lado, também é preciso buscar velocidade na realização desta tarefa, para que ela não consuma muito tempo útil dos colaboradores e atrapalhe a produtividade da empresa.
Portanto, confira a seguir algumas dicas de como digitalizar documentos com mais rapidez, sem perder a qualidade das imagens.
Por que digitalizar?
Confira a seguir as principais vantagens de enviar as informações de uma empresa para o formato digital.
Economia
Ao digitalizar seus documentos, a empresa diminui gastos com impressão e materiais de papelaria. Além de evitar os custos com a manutenção de um arquivo físico (locação de espaço, limpeza, climatização, etc.)
Segurança
Quando os documentos estão no formato digital, podem ser organizados em um sistema de armazenamento na nuvem. Com isso, não há risco de que eles sejam perdidos e/ou danificados em casos de enchentes, incêndios ou até mesmo assaltos.
Outra vantagem é a possibilidade de criação de regras de permissionamento, que alguns softwares de gestão eletrônica de documentos oferecem. Com este recurso é possível definir quais colaboradores podem acessar cada tipo de documento. Ou seja, fica mais fácil garantir que informações confidenciais fiquem disponíveis apenas para quem estiver devidamente autorizado.
Praticidade e produtividade
Depois de digitalizar um documento, se ele for devidamente identificado, fica muito mais fácil encontrá-lo pela barra de busca de um software de gestão eletrônica de documentos.
Ter que achar a mesma informação entre pastas e gavetas de um arquivo físico pode ser bem mais complicado e demorado.
Ou seja, com a digitalização, os colaboradores gastam menos tempo procurando informações e ganham mais tempo para se dedicar a outras tarefas.
Facilidade de acesso
Os documentos digitalizados podem ser disponibilizados em uma plataforma de armazenamento na nuvem e acessados de qualquer lugar.
Essa é uma grande vantagem para empresas com unidades espalhadas por cidades diferentes e também para profissionais em trabalho remoto.
Como digitalizar com mais rapidez e eficiência?
Escolha o equipamento de digitalização ideal
Existem algumas soluções de digitalização diferentes para cada tipo de demanda. Mas se você precisa de mais rapidez e qualidade, a melhor opção é um equipamento projetado especificamente para estes objetivos, ou seja, um scanner profissional.
Alguns recursos que fazem toda diferença em um scanner para uso profissional são: função duplex (digitalização frente e verso), digitalização direta para PDF, boa capacidade de alimentação automática, variedade e qualidade de recursos para otimização de imagem.
Prepare os documentos antes de digitalizar
É preciso se atentar a alguns detalhes que podem acabar prejudicando o processo de digitalização.
Grampos e clipes devem ser retirados, e folhas unidas com cola ou fita adesiva precisam ser previamente separadas. Do contrário, o scanner vai forçar a separação das folhas, o que pode danificar e até rasgar os documentos.
Ordenar o bloco de documentos a ser digitalizado, ao invés de ter que reordenar as imagens após a digitalização é algo que também facilita e agiliza bastante o processo.
Providencie um computador com capacidade de processamento compatível na hora de digitalizar
O computador precisa ter uma boa capacidade de processamento para que o software de captura consiga processar com eficiência as imagens enviadas pelo scanner.
Não adianta o scanner digitalizar rápido, se as imagens demoram para ser processadas.
Mantenha a manutenção do equipamento em dia
Se o scanner quebrar, o tempo de máquina parada trará prejuízos para a empresa. E se o scanner for se desgastando e não receber os reparos necessários, a sua capacidade de produção também vai cair.
Portanto, o ideal é garantir um bom contrato de manutenção. Desta maneira, o equipamento poderá alcançar sempre o máximo de seu desempenho e qualquer eventual falha será corrigida o mais rápido possível.
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