Dicas para digitalizar documentos em PDF
A digitalização de documentos é uma ação frequente em muitas empresas e o formato de arquivo de saída mais utilizado é o PDF. Mas como é feita a digitalização de documentos? Tem como digitalizar o documento já em formato PDF?
Neste artigo, vamos esclarecer algumas dúvidas pertinentes à digitalização de documentos e, também, daremos algumas dicas para digitalizar arquivos em PDF corretamente. Confira!
O que é digitalizar um documento
Basicamente, é transformar um documento impresso, em mídia digital, utilizando um scanner profissional.
Digitalizar documentos pode se tornar uma tarefa mais fácil e produtiva com o uso de um scanner profissional, que possibilita, dependendo do modelo do scanner, digitalizar 20, 30, 40 e até mais folhas por minuto.
Com scanners profissionais, é possível digitalizar documentos de diferentes gramaturas, desde folhas A3 e A4 até cartões plásticos. Para livros existem modelos próprios.
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Vantagens da digitalização de documentos
- Redução do tempo nas atividades diárias que exigem a busca e análise de documentos;
- Redução de perda de documentos;
- Compartilhamento das informações contidas nos documentos;
- Acesso às informações de acordo com as necessidades funcionais de cada colaborador.
Arquivos em PDF por que usá-los?
Antes de tudo, o que é PDF? Em inglês, quer dizer “Portable Document Format” e a sua tradução para o português: “Documento em formato portátil”. Os arquivos em PDF são muito utilizados e as vantagens de salvar um arquivo em PDF são muitas, confira:
Segurança: um dos maiores motivos pelos quais as empresas utilizam o formato PDF é por ser confiável e seguro. A Adobe desenvolveu um sistema de senhas nos arquivos PDF que permite a visualização e a edição apenas com a devida permissão. Embora haja versões gratuitas e pagas, vai do interesse e necessidade da empresa.
A segurança do formato fez com que cada vez mais empresas utilizassem o PDF para encaminhar até boletos eletrônicos, por exemplo.
Os profissionais de Design Gráfico utilizam arquivos PDF para aumentar a segurança entre profissionais e empresas contratantes, principalmente quando enviam peças gráficas isso para evitar a edição desses arquivos e assim garantir a autoria.
Padronização: principalmente para quem usa o PDF de forma profissional, a padronização do formato é uma forma de diminuir as chances de erro. Cada setor de uma empresa atende a um padrão, por exemplo: os designers utilizam o formato PDF/X para impressão de peças gráficas e a engenharia utiliza o PDF/E, que permite à troca interativa de documentos.
Compatibilidade: um dos objetivos da criação do PDF está relacionado com a possibilidade de acessar arquivos em qualquer computador. Com um software – Adobe Acrobat – leitor de PDF, esse objetivo é atendido, apesar de existirem outros softwares capazes. Ainda há outros softwares que são muito utilizados para a leitura de PDF, mais abaixo falaremos deles.
Tanto nos computadores pessoais como nos tablets, nos smartphones e nos e-readers, o PDF funciona de forma leve e prática, sendo a opção de muitas editoras para o formato dos e-books.
Preenchimento de formulários: a Adobe lançou uma atualização – na versão paga – que permite o preenchimento de formulários no próprio programa ou aplicativo, dependendo de onde você está acessando. Para empresas é um modo de agilizar qualquer formalidade, uma vez que não é necessário imprimir, preencher e digitalizar mais uma vez o documento. Além disso, é possível contribuir com o meio ambiente, economizando papel.
Leia: Organização e administração de documentos
PDF/A
O PDF/A é um formato criado pela Adobe que garante que um documento possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Não perdendo a sua formatação. É um formato de arquivo muito utilizado por profissionais de advocacia.
Portanto, o PDF/A é, na verdade, um subconjunto do formato PDF que é obtido excluindo as características dispensáveis para o arquivamento de longo prazo. O documento será reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado.
Dúvidas frequentes
Digitalização colorida: é possível digitalizar em formato PDF, documentos coloridos? Sim!
Digitalizar e salvar em PDF: se sua dúvida é se é possível digitalizar e salvar em PDF, a resposta é: sim, com um scanner profissional é possível digitalizar e salvar em formato PDF.
Leia: Saiba como digitalizar livros com qualidade
Dicas para digitalizar de documentos em PDF
Que tal algumas dicas para digitalizar documentos em PDF de maneira assertiva e com qualidade? Confira abaixo:
Scanners profissionais de qualidade: a utilização de scanners profissionais é uma premissa para digitalizar documentos com rapidez e qualidade. Portanto, considere a demanda de trabalho e qual scanner profissional pode atender à sua corporação.
Software para leitura de arquivo em PDF: existem alguns softwares que você pode utilizar tanto para ler um arquivo em PDF, quanto para gerar arquivos em pdf a partir de arquivos de outros tipos: .doc; .xls; .ppt; .jpeg, etc. Confira alguns:
Utilização de GED: atualmente, as empresas produzem grande quantidade de documentos, como contratos, recibos, relatórios e etc.
Como falamos mais acima, as corporações padronizam seus documentos e, preferencialmente, o fazem utilizando o formato PDF. Mas em que o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos – pode ajudar nesse sentido?
Simples, o GED é uma boa dica para a gestão de documentos já digitalizados, em formato PDF ou não, e é um sistema que permite flexibilidade aos usuários acessarem os documentos de maneira segura e ágil. Contudo, o Keeva é uma ótima opção de GED, confira!
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