Caixa de email organizada e seu dia mais produtivo
É normal chegar no trabalho, ligar o computador e logo ver as notificações de emails não lidos, que chegaram na noite anterior. Às vezes, são tantas notificações que deixamos para ler depois, ou fazemos uma leitura rápida para ver se tem algum email urgente e pronto. Nossa produtividade diária pode ficar comprometida, veremos o porquê mais abaixo neste artigo.
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Organize sua caixa de entrada
Monitorar e gerenciar a caixa de entrada do email é uma tarefa essencial para otimizar a rotina de trabalho. No entanto, como recebemos diversas e variadas mensagens diariamente, fica difícil gerir nosso tempo e conciliar todas as nossas atribuições. Porém, há algumas maneiras para se organizar e deixar seu dia de trabalho mais produtivo.
Determine prioridades: classificar emails de acordo com a prioridade é o primeiro passo para diminuir o caos de uma caixa de entrada cheia. A partir disso, você consegue direcionar sua atenção para os assuntos que precisam ser resolvidos “para ontem”.
Separe por pastas: a maioria dos softwares ou sites de serviço webmail possuem a opção de criar pastas e separar emails de acordo com a categoria mais funcional para o usuário.
Filtro automatizado: criar pastas é importante, mas se você não criar filtros automatizados que vão direcionar os emails para as pastas corretas, vai continuar gastando energia desnecessária selecionando os emails para as pastas de destino manualmente. Deixe a tecnologia trabalhar por você!
Esqueça os spams: sabe aqueles emails indesejados que chegam à sua caixa de entrada? Isso é spam, são emails não autorizados, mas que mesmo assim você recebe. A sigla SPAM diz: Sending and Posting Advertisement in Mass, traduzindo “Enviar e postar publicidade em massa”.
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Conclusão
Ler e responder emails consome um tempo considerável da nossa rotina de trabalho e quando priorizamos os emails que realmente importam, a produtividade pode aumentar bastante. Pesquisa realizada pela consultoria empresarial, McKinsey & Company, mostrou que ler e responder emails ocupa 28% do tempo de profissionais em sua jornada de trabalho. Levando em consideração que são oito horas diárias de trabalho, mais de duas dessas horas são destinadas, somente, para ler e responder emails. É um tempo considerável.
Portanto, utilizar as nossas dicas pode ajudar a diminuir o tempo que se gasta selecionando, lendo, respondendo e/ou descartando os emails.
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