Outsourcing de Digitalização para diferentes volumes de documentos!
Atender contratos de digitalização exige mais do que ter bons equipamentos. Para um outsourcing de digitalização, o desafio é dimensionar a operação para cumprir prazos, manter a produtividade e controlar os custos, mesmo quando o volume de documentos varia de um projeto para outro. Afinal, uma estrutura insuficiente pode gerar atrasos e sobrecarregar a equipe.
Por outro lado, investir em equipamentos além da demanda pode comprometer a rentabilidade do contrato. Por isso, o segredo está em planejar a capacidade produtiva de acordo com o volume de cada projeto. Mas, como fazer isso da maneira correta, existe uma ‘receita de bolo’ que pode servir para a sua operação? Descubra mais adiante!
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Como dimensionar sua operação de outsourcing de digitalização?
Manter a produtividade sem elevar os custos é um dos principais desafios de quem trabalha com outsourcing de digitalização. Afinal, cada contrato pode apresentar volumes, prazos e tipos de documentos diferentes, exigindo uma estrutura capaz de acompanhar essas variações sem comprometer a qualidade das entregas. Nesse cenário, investir em mais scanners nem sempre é a melhor solução. Antes de ampliar a estrutura, é necessário entender a capacidade produtiva atual, identificar possíveis gargalos e avaliar se os equipamentos disponíveis atendem à demanda. Além disso, fatores como preparação dos documentos, alimentação dos scanners, conferência das imagens e indexação também influenciam o resultado final.
Por isso, o planejamento deve considerar toda a operação, desde o volume contratado até a entrega dos arquivos digitalizados. Em seguida, veja como avaliar esses fatores e tomar decisões mais assertivas para atender diferentes demandas, cumprir prazos e manter a rentabilidade dos seus contratos.
1. Calcule o volume que precisa ser digitalizado
Antes de definir os equipamentos, calcule quantas imagens precisam ser digitalizadas por dia para cumprir o prazo do contrato. Imagine um projeto com 500 mil imagens e prazo de 22 dias úteis. Nesse cenário, sua operação precisará produzir aproximadamente 22.728 imagens por dia. Esse número funciona como ponto de partida para avaliar a capacidade necessária. Entretanto, considere também o tempo dedicado à preparação dos documentos, à conferência das imagens, à indexação e ao controle de qualidade.
2. Escolha os scanners conforme a demanda
A velocidade nominal do scanner é importante, mas não representa, sozinha, a produtividade real da operação. Afinal, o desempenho depende das condições dos documentos, do preparo dos lotes, das configurações utilizadas e do fluxo de trabalho. Por isso, avalie equipamentos que atendam ao volume diário previsto e às características dos documentos processados. Scanners profissionais com alimentadores automáticos, recursos de tratamento de imagem e capacidade para operação contínua podem ajudar a aumentar a produtividade. Além disso, considere a possibilidade de trabalhar com mais de um equipamento para distribuir a demanda e reduzir a dependência de uma única máquina.
3. Evite gargalos que comprometem os prazos
Mesmo com scanners rápidos, a operação pode perder produtividade quando as demais etapas não acompanham o ritmo da digitalização. Se a preparação dos documentos demora, por exemplo, o scanner fica ocioso. Da mesma forma, se a conferência e a indexação acumulam tarefas, o volume produzido pode não ser entregue no prazo esperado. Portanto, avalie todas as etapas do processo e identifique onde estão os gargalos. Em muitos casos, reorganizar o fluxo de trabalho pode trazer ganhos importantes antes mesmo de ampliar a estrutura.
4. Prepare-se para variações de volume
Contratos de outsourcing nem sempre apresentam uma demanda constante. Alguns projetos exigem grande capacidade em períodos específicos, enquanto outros mantêm volumes menores e recorrentes. Nesse cenário, planejar a operação considerando apenas a média mensal pode ser insuficiente. O ideal é avaliar os picos de demanda, os prazos de entrega e a capacidade disponível para absorver novos contratos. Assim, sua empresa consegue tomar decisões mais seguras sobre a aquisição de equipamentos, a distribuição da equipe e a expansão da operação.
Dimensione sua operação com mais segurança
Uma operação de outsourcing de digitalização eficiente depende do equilíbrio entre volume, prazo, equipamentos e equipe. Com esse planejamento, fica mais fácil evitar atrasos, controlar custos e assumir novos contratos com maior segurança. A Shopscan oferece scanners profissionais para diferentes necessidades de digitalização. Conheça as soluções disponíveis e encontre equipamentos compatíveis com a demanda da sua operação.
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