Decreto 10.278/2020: como oferecer digitalização com valor legal no seu outsourcing?
O Decreto 10.278 define as regras para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do papel e, mesmo assim, ainda é pouco explorado pelas empresas de digitalização. Na prática, isso significa que o seu cliente pode descartar o papel depois de digitalizar e liberar salas inteiras de arquivo.
Por isso, neste guia você vai entender o que o decreto exige e como transformar essas exigências em um serviço mais valioso para vender. Acompanhe em seguida!
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O que diz o Decreto 10.278?
Publicado em março de 2020, o decreto regulamenta a Lei da Liberdade Econômica e a Lei 12.682/2012. Em outras palavras, ele explica como digitalizar documentos públicos ou privados para que a versão digital produza os mesmos efeitos legais do original. Além disso, depois de uma digitalização feita dentro das regras, o documento físico pode ser descartado. A exceção fica por conta dos documentos com valor histórico, que precisam continuar guardados. No entanto, o decreto não vale para tudo. Ficam de fora, por exemplo, documentos de identificação, microfilmes, documentos audiovisuais e arquivos que já nascem digitais.
O que a sua operação precisa ter?
Para começar, o documento precisa receber uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil, que comprova quem fez a digitalização e garante que nada foi alterado. Essa exigência vale sempre que o documento for usado diante de órgãos públicos. Já entre empresas privadas, as partes podem combinar outra forma de comprovação, desde que estejam de acordo. Ou seja, o decreto define a resolução e o formato mínimos para cada tipo de documento, e a cor deve seguir a do original:
| Tipo de documento | Resolução mínima | Formato do arquivo |
| Textos impressos ou manuscritos | 300 dpi | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | PNG |
Além da imagem, cada arquivo precisa de metadados, que funcionam como uma etiqueta digital. Entre eles estão título, autor, assunto, tipo de documento, data e local da digitalização, responsável pelo processo e um código chamado ‘hash’, que prova que o arquivo não foi modificado.
Por fim, a empresa deve armazenar os arquivos em um sistema seguro, que impeça alterações, perdas e acessos indevidos, além de facilitar a localização dos documentos. Afinal, é necessário conservar a versão digital, no mínimo, até o término dos prazos legais relacionados aos direitos vinculados a ela.
Como transformar o decreto em argumento de venda?
Na prática, muitos clientes ainda veem a digitalização apenas como uma forma de organizar arquivos. Por isso, quem oferece digitalização com valor legal entrega algo maior: a chance de eliminar o papel, liberar espaço físico e reduzir custos com guarda de documentos.
Além disso, esse serviço abre portas em segmentos com muita papelada e exigência legal, como escritórios de advocacia, contabilidades, hospitais, imobiliárias e departamentos de RH. E, como envolve certificação, metadados e armazenamento seguro, ele também justifica um valor maior por página no contrato.
Mas atenção: tudo começa no scanner. Afinal, sem equipamentos que entreguem a resolução exigida, gerem PDF/A e funcionem bem com softwares de captura e indexação, o restante do processo não se sustenta.
Comece com o equipamento certo!
Aqui na Shopscan nosso time ajuda a sua operação a escolher scanners compatíveis com as exigências do Decreto 10.278, considerando o volume, o tipo de documento e a rotina de cada cliente. Dessa forma, você sai na frente da concorrência com um serviço que poucos oferecem.
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