Como reduzir o tempo de digitalização em grandes volumes de documentos
Em projetos de outsourcing, a digitalização pode começar a consumir mais tempo conforme o volume de documentos aumenta. Pequenas pausas, tarefas manuais e documentos que precisam ser refeitos acabam deixando o trabalho mais lento e reduzindo a capacidade da equipe.
Para melhorar esse cenário, não é preciso olhar apenas para a velocidade do scanner. A organização do processo também influencia diretamente no tempo necessário para concluir cada projeto.
Mas, o que fazer para reduzir o tempo de digitalizações quando o volume de documentos é grande? Continue a leitura e descubra em seguida.
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Prepare os documentos antes de começar
Primeiramente, preparar os lotes com antecedência ajuda o operador a trabalhar de forma mais contínua e evita que problemas simples interrompam a digitalização várias vezes ao longo do dia. Ou seja, retire grampos, clipes, folhas dobradas e organize os documentos de forma inteligente para que o processo fique mais fluído e com menos pausas.
Trabalhe com lotes maiores
Quando o scanner precisa ser abastecido constantemente, a equipe perde parte do tempo apenas inserindo novos documentos. Utilizar um scanner preparado para receber lotes maiores reduz essas intervenções e permite organizar melhor o trabalho.
O Kodak S3100 é a opção mais indicada para operações que precisam lidar com grandes volumes e procuram tornar o fluxo de digitalização mais eficiente. Além de ser desenvolvido para ambientes de alta produtividade, o modelo oferece recursos de processamento de imagem, OCR e conectividade em rede que podem ajudar a simplificar diferentes etapas do trabalho.
Automatize tarefas repetitivas
O trabalho não termina quando o documento passa pelo scanner. Separar arquivos, organizar documentos, melhorar imagens ou encaminhar cada arquivo para o local correto também pode consumir bastante tempo quando tudo é feito manualmente. Então, aproveite os recursos de automação do seu equipamento para simplificar etapas e aumentar o fluxo de processamento de informações e capturas.
Mais agilidade pode gerar novas oportunidades
Em resumo, reduzir o tempo gasto na digitalização ajuda a aproveitar melhor a equipe e a estrutura que a empresa já possui. Com um processo mais eficiente, o outsourcing pode assumir projetos maiores, atender novas demandas dos clientes atuais e até ampliar o portfólio com serviços relacionados à digitalização.
Por isso, antes de aumentar custos ou contratar mais pessoas, vale avaliar se o processo e os equipamentos utilizados hoje estão acompanhando o crescimento da demanda.
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