Software de captura de documentos: o que é? Para que serve?

software de captura

Um software de captura de documentos é um aplicativo que permite controlar, manusear e gerenciar os documentos no momento em que eles são convertidos em imagens por meio da digitalização. 

Ou ainda, em alguns casos, quando ocorre a importação de imagens que já foram digitalizadas previamente. 

Para que serve um software de captura de documentos? 

Para facilitar, otimizar e agilizar os processos de digitalização e de organização dos documentos digitalizados. 

Existem uma infinidade de ferramentas e características que um software de captura pode oferecer, dependendo da sua proposta e funcionalidade. 

Mas em linhas gerais, esses são os principais conceitos de um software de captura: ser uma ferramenta de produtividade para auxiliar na digitalização, criação e manuseio de documentos no momento em que eles estão sendo criados (digitalizados).

Quais são as funcionalidades de gestão de um software de captura de documentos? 

As funcionalidades de gestão de um software de captura, vão desde as definições de captura das imagens, até as definições de saída dos arquivos.

Alguns exemplos de definições de captura são: resolução em dpi, modo de captura em cores, tons de cinza ou preto e branco. 

E alguns exemplos de definições de saída são: formato/extensão, local e nomenclatura. 

Além disso, os softwares de captura podem oferecer também uma série de outras ferramentas mais robustas e funcionais que podem auxiliar em todo o processo produtivo de organização documental. 

E podemos dizer que entre essas ferramentas adicionais a que mais costuma se destacar é a de “gestão de captura em lotes”. 

O que é captura em lotes? 

A função de captura em lotes consiste na digitalização simultânea de documentos que tenham alguma relação entre si. 

Por exemplo, documentos que estejam armazenados em uma mesma caixa, documentos que tenham como referência uma mesma data, que sejam de uma mesma área, departamento, local ou pessoa específica. 

Ou seja, documentos que tenham algum propósito para serem armazenados e organizados juntos. 

Neste sentido, umas das principais características de um software de captura é prover uma forma estruturada de capturar documentos que foram agrupados de alguma maneira. Além de fornecer ferramentas para sua nomenclatura (de diretórios e arquivos). 

O objetivo dessas ferramentas é tornar o processo mais intuitivo e inteligível, para que a massa documental em questão possa ser utilizada da melhor maneira possível. 

E existem diversas formas de separar e capturar ordenadamente esses documentos. Alguns exemplos são a separação por quantidade de páginas, por uma folha em branco, por códigos de barras ou por folhas de separação. 

Também é possível extrair dados contidos em um código de barras, em uma região específica do documento por meio de leitura/reconhecimento dos caracteres ou por dados do sistema, como data, hora, nome da configuração utilizada, contagem de folhas, etc.

Todas essas possibilidades de extração de informações podem ser utilizadas para dar nome aos arquivos e pastas/diretórios ou, em casos mais específicos, compor um arquivo de dados adicional, que seria um arquivo de índices.

Esse tipo de arquivo de índices é usado para alimentar um banco de dados ou outros sistemas, geralmente um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

Software de captura x GED: qual a diferença? 

É muito importante não confundir um software de captura com um software de gestão eletrônica de documentos (GED), então confira a seguir os principais pontos que os diferenciam. 

O software de captura é aquele que vai gerenciar a criação/digitalização dos documentos. 

O GED, por sua vez, vai cuidar do armazenamento, pesquisa, critérios de guarda e controle de acesso aos documentos eletrônicos.

Para tornar esse entendimento bem claro, podemos dizer que o software de captura é a ferramenta que podemos utilizar para a produção de documentos eletrônicos que serão usados posteriormente em um software de gerenciamento eletrônico de documentos. Ou seja, eles se complementam.

Software de captura x aplicativo de captura

É importante ressaltar que um aplicativo de digitalização é diferente de um software de captura de documentos. 

Um aplicativo de digitalização é, em linhas gerais e de forma simples, uma ferramenta que vai se conectar ao scanner profissional, doméstico ou multifuncional, com o único propósito de digitalizar e salvar o documento em um formato específico no local desejado. 

Em alguns casos essas funções básicas já são suficientes, mas na maioria das rotinas empresariais o uso de um software de captura é mais indicado.

Para quais clientes o software de captura pode ser atrativo? 

Um software de captura de documentos vai ser muito útil para seu cliente se no processo de digitalização ele:

  • Trabalha com uma grande quantidade de documentos
  • Lida com um fluxo de documentos que não é totalmente aleatório, ou seja,  que possuem alguma relação entre si (de conteúdo, origem, destino ou organização)
  • Precisa digitalizar vários documentos ao mesmo tempo 
  • Não precisa de uma identificação muito detalhada, e só costuma digitar o nome do documento na hora da digitalização
  • Digitaliza documentos que fornecem possibilidades de extração de informações úteis para seu fluxo de trabalho e pretende disponibilizá-los em um sistema de gerenciamento eletrônico

A avaliação é simples, analise os seguintes pontos do processo de digitalização do seu cliente: quantidade, formato, método de organização e finalidade dos documentos.

Com essas informações em mente e se baseando nas dicas acima, é possível identificar se um software de captura vai ser um diferencial atrativo na hora da compra. 

E vale lembrar que scanners profissionais já incluem aplicativos de digitalização e softwares de captura, seja em versões padrões que já acompanham o equipamento ou versões que dão a opção de funcionalidades adicionais.

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