Digitalização sob demanda ou em lote: qual modelo oferecer para cada cliente?

Seu cliente precisa de um scanner, mas você sabe qual tipo de digitalização faz mais sentido para a rotina dele? Nem todas as empresas trabalham com documentos da mesma forma. Enquanto algumas precisam digitalizar arquivos pontualmente, outras lidam com centenas ou até milhares de páginas diariamente.

É nesse cenário que surgem dois modelos de trabalho: a digitalização sob demanda e a digitalização em lote. Entender as diferenças entre eles ajuda sua revenda a identificar as necessidades de cada cliente, recomendar equipamentos adequados e encontrar novas oportunidades de venda.

Mas, quando indicar cada modelo e quais características do scanner devem entrar na sua avaliação? Continue a leitura e descubra!

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O que é digitalização sob demanda?

A digitalização sob demanda acontece quando a empresa digitaliza documentos conforme a necessidade, sem acumular grandes quantidades para processamento.

Imagine um consultório que precisa digitalizar documentos de pacientes durante o atendimento ou um escritório que recebe contratos e comprovantes ao longo do dia. Nesses ambientes, os colaboradores precisam de um scanner sempre disponível para realizar tarefas pontuais. Por isso, a praticidade, a facilidade de operação e o acesso rápido aos arquivos digitais são características importantes na escolha do equipamento.

Para clientes com esse perfil, sua revenda pode apresentar o  Canon  P-215II, um scanner portátil que não necessita de instalação para digitalizar. Graças a sua função ‘Plug and Play’, basta conectá-lo ao computador e o seu cliente já terá acesso a interface simplificada para digitalização.

Como funciona a digitalização em lote?

Diferentemente do modelo anterior, a digitalização em lote permite processar grandes quantidades de documentos em uma mesma operação, aproveitando os recursos de alimentação automática e processamento contínuo. Esse modelo aparece com frequência em empresas de gestão documental, departamentos financeiros, cartórios, instituições de ensino e organizações que precisam digitalizar arquivos físicos acumulados. Nesses casos, a velocidade de digitalização, a capacidade do alimentador automático (ADF) e o volume diário recomendado ganham ainda mais importância.

Ou seja, oferecer scanners com o  Canon DR-C350, que alcança até 50 páginas por minuto e possui alimentador para 100 folhas, e o Ricoh fi-8170, com velocidade de até 70 páginas por minuto e capacidade para 100 folhas no alimentador, são escolhas certeiras para o seu cliente que precisa de alta produtividade. Vale lembrar que a escolha também depende dos tipos de documentos que serão digitalizados. Então, para te ajudar ainda mais, leia também nosso artigo que ensina Como Identificar a demanda de digitalização do seu cliente, clique e confira.

Digitalização sob demanda ou em lote: como identificar o perfil do cliente?

Antes de indicar um equipamento, sua revenda precisa entender como o cliente organiza sua rotina documental. Em seguida, confira algumas diferenças:

É importante destacar que uma mesma empresa pode utilizar os dois modelos. Um hospital, por exemplo, pode digitalizar documentos pontualmente durante o atendimento e realizar a digitalização em lote de arquivos administrativos. Por isso, avaliar apenas o segmento de atuação não basta. O ideal é entender o volume, o fluxo de trabalho e as dificuldades que o cliente enfrenta atualmente.

Como transformar essa necessidade em uma oportunidade de venda?

Para oferecer a solução certa, comece com perguntas simples:

• Quantos documentos o cliente digitaliza por dia?
• Os arquivos chegam individualmente ou em grandes quantidades?
• Quantas pessoas utilizam o equipamento?
• Existe necessidade de digitalização frente e verso ou integração com sistemas?

Essas respostas ajudam sua revenda a apresentar soluções que realmente fazem sentido para cada operação. Além disso, conhecer os diferentes perfis de digitalização te permite ampliar o atendimento, desde pequenas empresas que procuram praticidade até organizações que precisam de equipamentos para rotinas documentais mais intensas.

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Cada cliente possui necessidades diferentes, e entender essas particularidades faz toda a diferença na hora de recomendar um scanner profissional. A Shopscan oferece um portfólio de scanners de diferentes marcas e capacidades, permitindo que sua revenda encontre soluções para variados perfis de digitalização. Então, clique no card abaixo, fale conosco, conheça nossas soluções e seja uma revenda parceira!

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