3 perguntas que toda empresa de outsourcing deveria fazer antes de comprar um scanner!
Escolher um scanner para uma operação de outsourcing vai muito além de comparar velocidade e preço. Afinal, o equipamento precisa acompanhar o volume de documentos, funcionar bem dentro da rotina do cliente e, principalmente, evitar interrupções que possam comprometer o serviço contratado.
Mas, você sabe realmente como investir em um equipamento que comporta tudo isso? Neste artigo vamos te responder 3 perguntas que outsourcing de sucesso sempre fazem antes de investir em um novo scanner, confira em seguida!
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1. Qual será o volume real de digitalização?
Um equipamento utilizado ocasionalmente tem uma exigência completamente diferente de um scanner que precisa processar milhares de páginas diariamente. Por isso, avaliar o volume ajuda a escolher um modelo com capacidade adequada para a operação, evitando tanto o investimento em uma solução acima da necessidade quanto a compra de um scanner que trabalhará constantemente no limite. Então, além da velocidade, observe também a capacidade do alimentador, o ciclo de trabalho recomendado e a produtividade esperada ao longo do dia.
2. Que tipos de documentos o cliente precisa digitalizar?
Nem toda operação trabalha apenas com folhas A4 em perfeito estado. Contratos, notas fiscais, documentos pequenos, papéis mais finos, formulários e materiais com diferentes tamanhos podem fazer parte da mesma rotina. Ou seja, quanto maior a variedade, mais importante se torna escolher um scanner preparado para lidar com esses documentos sem transformar cada mudança de lote em uma nova configuração. Aliás, a versatilidade do equipamento pode significar menos intervenção do operador e mais produtividade no dia a dia.
3. O que acontece se esse scanner parar?
Para uma empresa de outsourcing, essa talvez seja a pergunta mais importante! Afinal, se o scanner participa diretamente de um processo crítico do cliente, uma falha pode significar documentos acumulados, atrasos e quebra no nível de serviço esperado. Por isso, a decisão de compra também deve considerar disponibilidade de suporte e manutenção, peças de reposição, consumíveis e facilidade para manter o equipamento funcionando ao longo do contrato.
O scanner certo protege a operação!
Em resumo, comprar um scanner não significa apenas adquirir um equipamento. Mas, escolher uma solução que precisa sustentar produtividade, disponibilidade e qualidade durante toda a prestação do serviço.
Antes de comparar modelos, entenda a operação do cliente. Quanto mais clara estiver a necessidade, mais fácil será escolher um equipamento que ajude sua empresa a entregar um serviço eficiente e ainda abrir espaço para ampliar o contrato.
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