Qual scanner indicar para cada tamanho de operação?
Imagine esse cenário: seu cliente precisa de um scanner, você abre o catálogo e encontra modelos de 20, 40, até 80 páginas por minuto, diferentes capacidades de alimentação e uma infinidade de recursos. Qual deles colocar na proposta?
A resposta pode ficar mais simples quando você começa pelo tamanho da operação. Afinal, quem digitaliza alguns contratos durante o expediente tem uma rotina muito diferente de quem precisa processar caixas inteiras de documentos.
Mas, como saber qual scanner oferecer para uma operação pequena, média ou de alto volume? É isso que vamos te mostrar em seguida, confira.
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Antes de indicar um scanner, entenda a rotina do cliente!
A quantidade de documentos é um dos principais pontos para definir o equipamento, mas não deve ser o único. Antes de fazer uma indicação, vale entender quantas pessoas utilizarão o scanner, com que frequência ele será usado, quais documentos serão digitalizados e quanto a operação depende desse processo.
Um escritório que digitaliza contratos algumas vezes ao dia tem necessidades completamente diferentes de um setor financeiro que recebe documentos constantemente. E ambos estão distantes da realidade de um bureau de digitalização, ou empresa de outsourcing, que precisa manter uma produção elevada durante várias horas. Por isso, podemos dividir as necessidades em três grandes perfis.
1. Pequena operação: simplicidade faz mais sentido
Imagine um escritório de advocacia, uma pequena contabilidade, uma recepção ou um profissional autônomo. Os documentos aparecem ao longo do expediente: um contrato agora, algumas notas fiscais depois, documentos de um novo cliente mais tarde.
Nesse cenário, não faz sentido transformar uma necessidade simples em um projeto complexo. Um scanner portátil, costuma ser uma ótima escolha, principalmente quando oferece alimentação automática, digitalização frente e verso e facilidade de uso. Aqui, vale priorizar equipamentos que ocupem pouco espaço e resolvam rapidamente as tarefas do cotidiano, como o Scanner Plustek AD480.
2. Média operação: quando as pilhas começam a crescer
Em departamentos administrativos, clínicas, contabilidades maiores e setores financeiros, os documentos não chegam apenas de vez em quando. Eles começam a formar lotes. E é justamente nesse momento que um scanner básico pode começar a limitar a equipe. Então, o ideal é partir para scanners de mesa com produtividades mais consistentes. Ou seja, que ofereçam maior velocidade e alimentadores com capacidade maior, permitindo processar grandes lotes com menos intervenção. Um scanner muito indicado para esse segmento é o Canon DR-C350. Com alimentador automático para 100 folha e velocidade de até 50 páginas por minuto.
3. Grande operação: alguns minutos fazem muita diferença
Agora, em birôs de digitalização e grandes departamentos a realidade é outra. Centenas ou até milhares de páginas podem passar pelo scanner todos os dias, exigindo equipamentos preparados para acompanhar esse ritmo. Nesse cenário, qualquer interrupção pode impactar a produtividade. Um equipamento com velocidade abaixo da demanda ou que não suporta uma rotina intensa pode rapidamente se transformar em um gargalo. É justamente aí que entram os scanners de alta produção. Para esse perfil de operação o Kodak S3060
Sua revenda está preparada para diferentes tamanhos de operação?
Nem todo cliente precisa do scanner mais robusto. Mas, todo cliente precisa de uma solução capaz de acompanhar sua rotina. Ter opções para pequenas, médias e grandes operações permite que sua revenda atenda diferentes oportunidades e faça recomendações muito mais assertivas.
Na Shopscan, você encontra scanners profissionais para diferentes níveis de demanda e conta com o apoio do nosso time para encontrar a melhor opção para cada projeto.
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