Como montar um projeto de outsourcing de scanners?
Oferecer um scanner em um contrato de outsourcing vai muito além de escolher um equipamento e definir uma mensalidade. Para que o projeto funcione, é preciso entender como os documentos circulam pela empresa e dimensionar a solução de acordo com a rotina de cada cliente.
Mas, por onde começar, quais são os desafios iniciais? Neste artigo você vai entender como tudo isso funciona na prática, e conferir alguns passos que podem te ajudar a estruturar um projeto mais adequado e certeiro. Então, continue a leitura e fique conosco até o final.
Procurando por novidades para adicionar ao portfólio do seu outsourcing? Clique aqui, fale conosco e receba agora mesmo ofertas exclusivas do nosso time comercial!
1. Entenda a rotina de digitalização
Antes de falar em modelos ou especificações, descubra como o cliente trabalha. É importante entender quantos documentos são digitalizar por dia, se existem períodos de maior movimento e até mesmo para quais departamentos serão os equipamentos e quais os tipos e tamanhos de documentos que irão digitalizar.
Um escritório que digitaliza contratos tem necessidades diferentes de uma empresa que trabalha diariamente com grandes lotes de documentos. Esse diagnóstico é o ponto de partida para evitar equipamentos acima ou abaixo da necessidade real.
2. Identifique os principais gargalos
Agora que você já entendeu a rotina, chegou a hora de encontrar as dificuldades do seu cliente, seus principais gargalos operacionais. Dentre os mais comuns, podemos listar:
- Equipamento atual lento ou não adequado para o serviço;
- Muitas interrupções na operação de digitalização devido alimentação manual de papéis;
- Retrabalho constante;
Esses tipos de situações são mais comuns do que parecem, e ajudam a mostrar onde seu outsourcing pode atuar frente ao cliente, gerando mais valor na entrega do serviço. Aliás, eles também demonstram quais características devem conter os modelos de scanner que você oferecer, uma vez que deve atender as necessidades do cliente e resolver, de uma vez por todas, esses gargalos.
3. Dimensione os equipamentos
Com a demanda mapeada, fica mais fácil definir quantos scanners serão necessários e onde cada um deve ficar. Tenha em mente que nem todos os departamentos precisam do mesmo equipamento. Uma área com grande volume pode exigir uma solução mais robusta, enquanto outro setor pode trabalhar perfeitamente com um modelo mais compacto. O objetivo é montar uma estrutura equilibrada para a operação do cliente, não somente entulhar scanners pelos corredores de forma que seu uso não seja necessário.
4. Pense além do equipamento
Um bom projeto também precisa considerar o que acontecerá depois da instalação. Manutenção, troca de consumíveis, suporte e acompanhamento do desempenho dos equipamentos podem fazer parte da proposta e enriquecer ainda mais o valor percebido do negócio.
Justamente aqui que o outsourcing se diferencia de uma venda tradicional: o cliente não recebe apenas um scanner, mas uma solução pensada para manter sua operação funcionando.
5. Acompanhe as mudanças da operação
O projeto não precisa permanecer igual durante todo o contrato. Afinal, o volume pode aumentar, novos departamentos podem surgir e as necessidades do cliente podem mudar. Por isso, acompanhar a utilização dos equipamentos ajuda a identificar quando é hora de ampliar ou ajustar a estrutura. Além de melhorar a experiência do cliente, esse acompanhamento pode revelar novas oportunidades dentro do próprio contrato.
Um bom projeto começa com as perguntas certas
No outsourcing de scanners, não existe uma configuração que funcione para todas as empresas. Quanto melhor você conhece a rotina de documentos do cliente, mais fácil fica escolher os equipamentos, distribuir os scanners e estruturar os serviços que farão parte do contrato.
E você não precisa fazer essa escolha sozinho! Fale com o time da Shopscan e conte com nosso suporte para encontrar os scanners mais adequados para a operação do seu cliente. Clique no card abaixo.
Encerramos este artigo por aqui!
Esperamos que tenham gostado do conteúdo e que tenha realizado o cadastro da sua revenda para poder conquistar novas oportunidades e crescer ainda mais o seu negócio com a ajuda da Shopscan!
Caso tenha ficado com dúvidas utilize o campo de comentários para perguntar. Lembramos que este artigo, assim como todos os nossos conteúdos, possui proteção da Lei de Direitos Autorais, e repudiamos qualquer tipo de plágio.
Aliás, se gostou do conteúdo e quer nos ajudar a atingir mais revendas interessadas, compartilhe-o e nos siga em nossas redes sociais clicando aqui. Acesse nosso site e confira nosso catálogo completo de produtos, clique aqui.
Deixe sua comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *